Die Sennegemeinde Hövelhof richtet den Blick nach vorn: Mit einer umfassenden Digitalisierungsstrategie legt sie fest, wie sich Verwaltung und Bürgerservice bis zum Jahr 2030 entwickeln. Es geht darum, Abläufe zu beschleunigen, Papier weitgehend überflüssig zu machen und der Bevölkerung den Zugang zu Leistungen zu erleichtern.

Impulse aus der Wissenschaft: Unter der Leitung von Prof. Dr. Miriam Stehling (2. v. l.), Professorin für Digitale Kommunikation an der Euro-FH, erarbeiteten die Führungskräfte der Gemeinde Hövelhof zentrale Leitlinien für die Digitalisierung der Verwaltu

Ein zentraler Schritt ist der Aufbau einer papierarmen Verwaltung. Künftig landen Anträge, Rechnungen und Bescheide nicht mehr in Aktenordnern, sondern in einem Dokumenten-Management-System. Mitarbeitende greifen dadurch schnell auf Unterlagen zu und bearbeiten Vorgänge effizienter. Bürgerinnen und Bürger profitieren, weil sie mehr Anliegen bequem online erledigen können – unabhängig von Öffnungszeiten und ohne zusätzliche Wege. Auch Künstliche Intelligenz (KI) soll eine Rolle spielen. Ein geplanter Chatbot wird Bürgerinnen und Bürgern rund um die Uhr Antworten auf häufige Fragen liefern. Gleichzeitig unterstützt KI die Mitarbeitenden im Hintergrund, zum Beispiel beim Sortieren von E-Mails, beim Erstellen von Textbausteinen für Bescheide oder bei der Protokollierung von Sitzungen. So gewinnen die Mitarbeitenden Zeit für persönliche Beratung und individuelle Anliegen. Damit diese Ziele Realität werden, schafft die Gemeinde die notwendigen technischen Voraussetzungen. Alle Verwaltungs-Arbeitsplätze erhalten eine moderne Ausstattung. Ergänzend führt die Verwaltung eine neue digitale Lernplattform ein, die den Beschäftigten Grundlagen zum Datenschutz und zum Umgang mit neuen Anwendungen vermittelt. Hövelhof hat beim Thema Digitalisierung bereits wichtige Schritte unternommen. Das Serviceportal ermöglicht den Zugriff auf mehr als 260 Leistungen, von der Urkundenbestellung bis zur Hundesteuer-Anmeldung. Die Hövelhof-App bündelt aktuelle Informationen, Veranstaltungshinweise, den Abfallkalender und bietet zudem eine digitale Mängelmeldung. Erste KI-Anwendungen unterstützen bereits die tägliche Verwaltungsarbeit. Auf dieser Basis baut die neue Digitalisierungsstrategie auf und beschreibt die nächsten Schritte. Damit das Konzept nah an der Praxis bleibt, hat die Gemeinde verschiedene Perspektiven einbezogen. Eine Mitarbeitenden-Befragung brachte viele konkrete Vorschläge, die Führungskräfte entwickelten in einem Workshop gemeinsame Leitlinien, und eine Arbeitsgruppe untersucht konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI. Bürgermeister Michael Berens betont: „Unsere Digitalisierungsstrategie gibt uns einen klaren Fahrplan für die kommenden Jahre. Sie legt fest, wie wir Schritt für Schritt vorgehen, um Verwaltung und Bürgerservice durch den Einsatz moderner Technologien konsequent effizienter und noch bürgernäher zu machen.“ Das Handlungskonzept ist auf der Homepage der Gemeinde unter www.hoevelhof.de/de/digitalisierung abrufbar.